Hvordan kaste bort 27,4 millioner
EDB Business Partner, nå EDB ErgoGroup (for noen navn!) har de siste årene solgt et nytt lønns- og personalsystem til en del norske kommuner. Løsningen er basert på SAP, et system som burde være velkjent i Norge. I utlandet finnes det flere tilfeller av bedrifter som går konkurs når de forsøker å innføre SAP.
For alt jeg vet kan systemet EDB har utviklet være meget bra. Folk får lønn på konto og ting ser (tilsynelatende) ut til å fungere.
Problemet er at EDB Business Partner og ErgoGroup fusjonerte i 2010. De hadde hvert sitt lønnssystem: EDB med SAP (som de kaller ERV) og ErgoGroup med Agresso. 11. april 2011 sendes det ut en pressemelding fra EDB ErgoGroup der det heter at selskapet har inngått en strategisk avtale med Unit4 Agresso om ERP basert på Agresso.
I Computerworld sier EDBs kommunikasjonsdirektør følgende om selskapets SAP-løsninger:
«- Prosjektet blir flyttet ut i en forvaltningsorganisasjon, som også vil betjene eksisterende kunder. Vi får se hvordan lønnsomheten blir utover året, sier Remman og legger til:
- Det som har forårsaket forsinkelser har ikke noe med Sap å gjøre, men våre tilpasninger til det norske markedet ble for dyrt og tok for lang tid.»
Fremtiden for systemet er altså høyst usikker. Sannsynligvis er Bergen kommune den største kunden på denne spesielle løsningen. Bergen kommune har alene investert 27,4 millioner kroner og brukt minst 12 millioner kroner på konsulenter for å innføre systemet. (I tillegg ble prosjektet sterkt forsinket, men det er en annen diskusjon.)
Bergen kommune sitter altså med et lønnssystem man har brukt 27,4 millioner kroner på å implementere og som kan vise seg å være verdiløst om ganske få år. Hvilke lærdommer kan man trekke av dette?
For det første hvor sårbare kommunene er når viktige IT-systemer ikke kontrolleres av kommunene. Man må anta at norske kommuner har om lag de samme kravene til et lønns- og personalsystem. Man skulle da tro at det mest rasjonelle ville være å løse dette behovet i fellesskap. Dette systemet kunne (eksempelvis) gjerne vært basert på SAP eller andre standardløsninger. I stedet kjøper hver kommune — alternativt går en del mindre kommuner sammen — og kjøper inn, tilpasser og implementerer meget komplekse systemer. Da ville kommunene i fellesskap stått som eier av systemet og hatt kontroll over utviklingen. Selv om Bergen kommune nå har «investert» 27,4 millioner kroner i et system eies jo ikke systemet av kommunen. Kontraktsperioden med EDB vil sjelden gå lenger enn fem år. Etter fem år vil EDB potensielt kunne fortelle kommunen at man må bytte system, alternativt skru opp prisen vesentlig (mest sannsynlig).
For det andre viser saken svakhetene ved de EU-standardiserte anbudsreglene. Å velge lønnssystem er en meget kompleks anskaffelse. I en slik prosess burde det være rom for et betydelig skjønn knyttet til systemets fremtidsmuligheter, hvor mange andre brukere løsningen har og så videre. Selv om man teknisk sett kan spesifisere dette i dagens anbud vil man i praksis vekte pris og kvalitet — kvalitet forstått som «kvalitet her og nå» og ikke «kvalitet på lang sikt». Fordi kontraktsperioden vanskelig kan være over fire år inviterer dette til kortsiktighet i valg av løsning. Få, om noen, private bedrifter vil kjøpe inn IT-systemer på denne måten. Hva svaret på disse problemene er er det vanskelig å si. Uansett — at deler av anbudsregelverket er modent for revisjon er hevet over tvil.
